Die Globalisierung und Digitalisierung haben das Verständnis von Arbeit grundlegend verändert. Diese und weitere Faktoren wirken sich stark auf die Organisation von Unternehmen aus: Flexible Arbeitszeitgestaltung, Remote Work und Co., sind vielerorts zum Standard geworden. Welche Anforderungen haben Mitarbeitende an ihr Berufsleben? Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus und wie kann dieser nachhaltig umgesetzt werden?
Madeleine Hoff, Koordinatorin des Office- und Facility Management der FEV EVA GmbH, beschäftigt sich, zusammen mit Yuliya Obradovic und Andreas Schmidt, täglich mit genau diesen Themen. Seit nunmehr fünf Jahren gestaltet sie ihren Bereich aktiv und erfolgreich mit. Unser 30-jähriges Firmenjubiläum gibt Anlass, auf die letzten fünf Jahre voller Veränderungen in der Arbeitswelt zurückzublicken. Madeleine nimmt uns mit, auf eine Reise durch die Zeit.
# Anlauf zur Veränderung
Im Frühjahr 2019 war die EVA gerade dabei, den dritten Standort in München abzulösen. Es ging von der Leopoldstraße in die Ingolstädter. Die EVA hatte weiterhin ihre Wachstumsziele vor Augen, was damals mit mehr Flächenbedarf einherging. Heute betrachtet, hat sich in den letzten fünf Jahren das Konzept der Arbeitswelt radikal verändert.
Covid-19 war Treiber der Veränderung. Unter der Ägide von New Work haben Unternehmen weltweit neue Maßstäbe gesetzt, um Arbeitsumgebungen zu schaffen, die nicht nur funktional, sondern auch inspirierend und flexibel sind.
FEV EVA hat diese Entwicklung aus erster Hand miterlebt und selbst vorangetrieben. Über die ganze Pandemie hinweg bis hin zur Post-Covid-19-Ära hat sich die Officewelt dynamisch weiterentwickelt und neue Standards etabliert, die die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändert.
Vor Covid-19 war die Arbeitswelt von persönlichen Begegnungen und einem festen Bürokonzept geprägt. Alle Mitarbeitenden hatten einen festen Arbeitsplatz und ein zugeteiltes Schrankabteil. Sie kamen täglich ins Büro, um zu arbeiten. Das Facility Management konzentrierte sich hauptsächlich auf die Instandhaltung und Organisation dieser festen Arbeitsumgebungen. Mit dem Ausbruch von Covid-19 änderte sich jedoch alles. Plötzlich waren wir gezwungen, auf Remote Work umzusteigen, um die Gesundheit aller Mitarbeitenden zu schützen und den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.
Das Facility Management hat seitdem eine echte Transformation erfahren. Es geht mittlerweile nicht mehr nur darum, Gebäude zu verwalten, sondern menschenzentrierte Dienstleistungen anzubieten, die auf die neuen, sich ständig wechselnden Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer einzahlen
# Arbeit neu denken
Für die Rückkehr ins Büro war schnell klar, dass die „alte Welt“ abgelöst ist. Eine neue menschenzentrierte Arbeitswelt klopfte an unseren Türen, die zu einer Verschmelzung von Remote Work und traditionellen Büroumgebungen führte. Wir haben
erkannt, dass Remote Work nicht nur eine Notlösung ist, sondern auch viele Vorteile bietet. Mitarbeitende können flexibler arbeiten und haben oft eine bessere Work-Life-Balance. Dies hat generell zu einem Paradigmenwechsel geführt.
Hybride Arbeitsmodelle vereinen das Beste aus beiden Welten. Das Offi ce- und Facility Management hat flexible Arbeitsplatzkonzepte und innovative Technologien eingeführt, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erfüllen. Our Space, Flexopus, Shared Desk, Jira Ticketing, Activity Based Working sind nur ein paar der Begrifflichkeiten, die von nun an in unserem täglichen Wortschatz Anwendung fanden. Aber auch der Umfang und die Komplexität der Aufgaben haben sich massiv erhöht: Neben zeitgemäßen Büros haben wir Servicedienstleistungen wie Mobilität, Hospitality Services (Kaffee, Tee, Snacks, Catering etc.) und das Angebot eines Standardwarensortiments im Angebot. Die Koordination der ganzen Abläufe dahinter braucht systemgestützte Automatisierung und verlangt eine permanente Lösungsfokussierung der Mitarbeitenden im Office- und Facility Management. Ohne IT-gestützte Prozesse und eine flexible Haltung wäre das Chaos vorprogrammiert.
Darüber hinaus kamen noch zwei weitere Standorte hinzu: Stuttgart und Essen. Diese sollten auch in unsere Landschaft integriert werden. Wachstum eines Unternehmens bringt auch immer die Herausforderung mit sich, an sich selbst zu wachsen. Somit musste das Team lernen, mit dieser Komplexität umzugehen und Wege finden, wie sie der Aufgabenvielfalt, die es so in keinem anderen Bereich von FEV EVA gibt, Herr wird. Für Mitarbeitende gab es andere Herausforderungen, darunter beispielsweise geänderte Tagesabläufe und soziale Abschottung. Eine der wichtigsten Erkenntnisse nach der Pandemie war: Die Schaffung einer Wohlfühlatmosphäre und die Förderung von persönlichen Begegnungen am Arbeitsplatz ind in der modernen Bürowelt von entscheidender Bedeutung.
Eine inspirierende Arbeitsumgebung trägt nicht nur zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei, sondern auch zur Steigerung der Produktivität und Kreativität. Wir hatten klar vor Augen, dass wenn wir in das Wohlbefi nden der Mitarbeitenden investieren, alle profi tieren und Büros wieder aus freien Stücken zum Publikumsmagnet werden. Value the People! Unser Feelgood Programm gepaart mit einem einheitlichen, konsequenten Refurbishment der Büros zahlte voll und ganz darauf ein.
# Ressourcenschonendes Office mit Wohlfühl-Garantie
Beginnend mit der Analyse wie Menschen bei FEV EVA arbeiten, über die Übertragung auf den bestehenden Grundriss unserer Flächen, endete die erste Phase mit einer neuen Büroraumstellung. Jeder Arbeitsplatz gewann zwei Quadratmeter mehr an Raumfläche.
In der darauffolgenden Sequenz setzten wir auf räumliche Verschönerung durch Farbe und Form. Dabei war es uns immer sehr wichtig, bestehendes, gut erhaltenes Mobiliar wieder einzusetzen und nur das Notwendigste neu zu beschaffen. Zudem sollten auch zeitgemäße Arbeitsplätze Einzug bei der EVA erhalten: elektrisch höhenverstellbare Tische fehlten hier noch. Nachhaltigkeit war auch hier ein entscheidender Einflussfaktor. Statt wegwerfen und neue Tische beschaffen, haben wir uns für Austauschen entschieden. 300 Tischplatten sind weiterhin im Einsatz und wurden nicht in den Recycling-Zyklus gegeben, was 73 Tonnen CO2 eingespart hat. Das Prinzip Cradle-to-Cradle, etabliert in kleinem Umfang, ist unser Beitrag zur Ressourcenschonung.
Die Kreislaufwirtschaft bei Büromöbeln spielt eine entscheidende Rolle für die Umwelt und die Erreichung von NetZero-Zielen. Wir wollen mit gutem Beispiel vorangehen und so wenig wie möglich Emissionen mit unserem Handeln verursachen. Durch die Wiederverwendung, Recycling und Aufwertung von Büromöbeln, können wir unseren ökologischen Fußabdruck reduzieren und zur Schonung natürlicher Ressourcen beitragen. Dies ist nicht nur ökologisch sinnvoll, sondern bietet auch wirtschaftliche Vorteile durch Kosteneinsparungen und eine positive Markenreputation als umweltbewusstes Unternehmen.
Auch das neue Familienmitglied in Essen Hollestraße, das dieses Jahr im Mai eröffnet wurde, ist konsequent mit Möbeln ausgestattet, die wir im Bestand haben und von Beginn an mit dem neuen Bürostandard errichtet. Nur das Nötigste wird neu beschafft – unter anderem private Lockerfächer. Alle fünf Standorte weißen ein einheitliches Aussehen auf, auch wenn es hier und da vermeintlich individuell wirkt.
Insgesamt hat sich das Office- und Facility Management in den letzten fünf Jahren stark weiterentwickelt, wobei Remote Work als eine der wichtigsten Veränderungen hervorsticht. Wir sind diese Veränderungen proaktiv angegangen und haben in innovative Arbeitsplatzkonzepte investiert. Dadurch sind wir besser positioniert, um in der sich ständig wandelnden Arbeitswelt erfolgreich zu sein. Die Zukunft des Arbeitsplatzes ist flexibel, inspirierend und nachhaltig.
Das ist meine ganz persönliche Vision von Arbeit bei FEV EVA – eine moderne Arbeitsumgebung, in der sicher alle
wohlfühlen sollen. Ich wünsche uns allen viel Freude und tolle Begegnungen in den Büros! – Eure Madeleine Hoff.
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