Eine gute Arbeitsorganisation kann Dir Deinen Alltag unheimlich erleichtern.
Strukturiere Deinen Outlook-Posteingang und lege Dir unterschiedliche Ordner an, so dass Du die eingehenden Mails direkt nach der Dringlichkeit priorisieren und bearbeiten kannst. Welche müssen sofort noch am gleichen Tag erledigt werden, welche haben noch etwas zeitlichen Spielraum und welche sind rein informativ oder Langzeitläufer. Auch Deinen Outlook-Kalender solltest Du strukturieren, in dem Du mit unterschiedlichen Farben arbeitest. So erkennst Du beispielsweise die Regeltermine für ein bestimmtes Projekt auf einen Blick. Du kannst Dir in Deinem Kalender auch zeitliche Blocker setzen für bestimmte Tätigkeiten wie etwa Konzepterstellung oder die Bearbeitung Deines Posteingangs. Setze Dir bestimmte Tages- und Wochenziele und trage diese in Deinen Kalender ein. Diese für Dich wichtigen Doings solltest Du auf jeden Fall zum gesetzten Zeitpunkt bearbeiten.
Am besten nimmst Du Dir am Montagfrüh eine halbe bis eine Stunde Zeit, um Deine Woche und die einzelnen Tage zu planen und die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren. Die letzte Aufgabe des jeweiligen Arbeitstages sollte ein kurzer Tagesrückblick sein, um fertiggestellte Punkte auf Deiner To-Do-Liste abzuhaken und neu hinzugekommene Aufgaben in Deine Liste und in die Wochenplanung mit aufzunehmen. Plane auch für den Freitag eine kurze Wochenrückschau und vor allem Vorschau auf die nächste Woche ein und bringe Deinen Kalender und Deine Aufgabenliste auf den aktuellen Status Quo. Deine Wochen- und Tagesarbeitszeit sollte allerdings nur zu 80% verplant sein, damit Du noch einen Puffer für unvorhergesehene dringende Sachen hast. So kannst Du erreichte Ziele feiern und hast einen Überblick, womit Du am Montag als Erstes starten musst.
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